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孙海龙:在办公自动化新常态下打通OA“任督”二脉
来源: 发布时间:2016年09月09日 字号【字体:    

文/办公室   孙海龙

论文引言


面对互联网金融、利率市场化等多种外部环境的变化,商业银行面临着前所未有的机遇与挑战,商业银行必须加强自身的管理创新、业务创新、流程创新,以适应新的市场竞争环境。本行在信息化建设方面历来坚持投入,通过深入应用领先的信息技术构建高效率的信息基础设施,在信息化管理、提升管理模式方面不断创新,先后引进开发了流程银行和OA(通达、泛微)办公系统以及其他专项业务辅助系统。其中办公自动化系统(Office automation)简称OA,是一种利用计算机技术、多媒体技术和网络技术构建的网络应用系统,通过数据库系统将企业内部日常信息从纸质转移到电子媒介上,从而实现信息的自动传递与辅助处理。本行引进开发的泛微OA办公系统将日常管理实务、行政事务、工作分配、员工交流等进行集中管理,从而达到信息集中化、文档标准化、流程规范化、业务数字化的目的。它使普通员工与管理层之间的距离缩小,提高了员工协作能力,减轻了员工工作负担,为办公人员决策和高效率办公提供了信息服务。最终目的是实现办公自动化、 办公无纸化、资源信息化、决策科学化。

问题不足

目前,本行应用现代化办公已取得了初步成效,并具有一定规模,但仍存在着以下一些困扰和问题:
——办公自动化适应力不强。泛微OA办公平台涉及全行60多个单位和部门,OA办公平台的投入使用体现了新的管理理念与模式,很大程度上改变了传统的工作习惯。但由于受传统办公方式的影响,在推广使用过程中,融入度不高。本行自去年10月份正式上线泛微OA办公平台以来,总行科技部门进行了视频培训和下发使用说明,但部分员工对新的办公平台态度消极,仍在使用旧的通达OA 办公平台发送邮件,对于泛微OA平台的某些应用了解程度极差。这说明本行部分员工对办公自动化的认识还很模糊,思想观念还未能转变,不能积极适应办公自动化。
——办公自动化应用度不足。本行泛微OA办公自动化应用包括流程管理、邮件管理、会议管理、协作管理、日程管理、文档资料管理、人事管理和权限管理等,目前经常使用的功能只有邮箱、会议、签到、系统、流程。在日常使用过程中部分应用功能得不到有效利用,例如流程模块。总行很多部门在去年提交了开发需求,但目前经常使用的流程占比还很少,一些部门仍按照以前的方式提交纸质材料,开发出来的流程得不到高效利用。在总行对2016年上半年办公自动化应用情况的督查中,泛微OA办公平台需培训推广使用的流程就高达48项。泛微OA办公平台的E-message软件可实现实时通信,大容量文件的快速传输等功能,但是在实际工作中,应用的人较少。任何一项系统在初期应用中,都会出现一些问题,这需要我们管理人员主动去解决,而不是消极对待。办公自动化系统如得不到合理应用,那就是对单位资源的浪费。
——移动办公设备使用率不高。目前,本行在手机端和平板平台已能实现对泛微OA办公平台与流程银行的登录及在线办公,但是部分人员在邮件反馈、流程节点审批方面的效率仍然比较低下,甚至出现部分邮件、督察督办事项长时间不查阅、不处理现象。目前平板电脑可实现实时对流程银行中事项的查阅和处理,但从实际操作情况来看,应用度不高。
——规划和管理制度不健全。办公自动化不只是技术上的创新,更是在办公方式上的更新与变革,不是短期能一步到位的。这就需要我们规划办公自动化系统在全行推广应用的各个阶段需要达到的目标及其实施步骤。办公自动化的应用,如公文的流转、日常会签事项的审批、对外合同的签订等均在系统中进行,这需要建立和完善各种规章制度,形成一套让工作人员能够接受和严格执行的标准,才能保证系统的正确运行。对办公自动化的具体应用,除了要在观念上更新外,其实践性、操作性也很强。如各项流程审批工作,时间性特别强,必须有强制性规范,并不断加强督促、检查,才能确保做好。另外需要关注的两点,即电子签章的有效性、电子档案的保管与查询,要通过制定合适的制度将问题妥善解决。
——系统的安全性仍需进一步加强。泛微OA办公平台在日常使用中涉及到很多审批事项,特别是行政用印和合同流程审批,这些都涉及到本行切身利益。一是如果审批人操作权限被内部人恶意窃取,会形成很大的风险。去年平台上线后,总行办公室已经下发了详细的运行要求通知,但目前本行泛微OA平台很多使用人员的原始密码仍然未修改,或是修改后的密码强度比较低,被恶意使用的几率比较大。二是建议科技部与泛微OA 公司联系,对操作员发出密码强度强制修改提示(大小写字母、数字结合,8位数以上),另外对员工操作员审批的流程事项和登录的IP地址进行定期汇总,并发送至使用人邮箱,提醒操作员核实。三是对泛微OA办公平台的数据妥善保存与备份管理,科技部要关注数据的安全性与可恢复性,加强检查和维护,并制订必要的应急措施,防止数据灭失造成不可逆的影响。要加强人员和权限管理,明确人员的权限、角色、口令,对防病毒软件要严格按规定予以安装,及时升级确保发挥作用,防患于未然。

解决方案

办公自动化应用重在规划,贵在实践,难在管理,关键在领导。为进一步推进本行办公自动化应用的开展,需采取如下一些措施:
——思想重视,更新理念。办公自动化应用的开展,离不开每个人的努力。办公自动化应用方面存在的上述问题,原因是多方面的。一是总行领导成员需高度重视,要做好率先垂范的引领。在办公自动化方面带头推进使用,进一步加强对办公自动化应用工作方面的领导,采取有效措施,做好规划,加强督促和指导。二是各层级人员需要克服以前的习惯办公模式,主动接受新的办公模式。必须转变观念,统一认识,提高办公自动化应用的意识,用新模式来改变工作面貌,提高工作效率。
——注重培训,提升能力。实现办公自动化要求员工必须具备的最基本素质就是要具有操作计算机的能力,即起码具备计算机硬、软件常识,熟练掌握办公软件的基本操作,了解各项检索、查询、统计和分析的基本概念,以及关于系统安全、病毒、数据备份等其它知识。办公自动化系统应用离不开每位员工的参与,全员都应该主动学习办公方面的知识。一是办公室与科技信息部可对泛微OA 办公系统使用说明进行简化,将比较常见的操作步骤制作成“傻瓜式”手册,利用微信等平台向员工推广,让员工在实际操作遇到疑问时,第一时间能够找到症结所在并对照手册进行处理。二是对于泛微OA 办公平台中的各项应用,可以在每个部门先选定一到两名员工进行培训,让这部分人对其余的部门员工进行再培训,加强实操的指导,提高解决实际问题的能力。三是对于一部分基本办公软件操作能力较差的人员,建议总行安排科技人员对其进行word/excel/ppt等办公软件的基础操作的强制培训,并利用员工考试平台定期对培训进行测试。四是利用好企业微信平台,增强互动性。将各条线、部门的人员拉到OA分享群,分享泛微OA 办公系统的使用技巧和心得,接收最新的使用信息。让每位员工能够参与一些热点使用问题的讨论,引发使用OA办公平台的兴趣。
——完善规划,整章建制。
(1)泛微OA办公平台推进实施可分步进行,从易到难。目前办公平台可选择一些最为常用的、非常必要的、容易推广的功能和设计相对容易的工作流程作为初期实施功能,如邮件、流程审批、考勤、协作等。对于一些较为复杂的流程,可以先试运行,让各单位、部门将运行发现的问题及时反映到科技部门和泛微公司,问题解决后再正式启用。
(2)办公自动化的操作性很强,必须进一步建立和完善与办公自动化相适应的规章制度,各部门分工需要进一步明确。办公室需作为办公自动化OA系统的归口管理部门。主要负责制定OA系统规章制度、核心工作流程设计和修改、各职能部室工作流程设计的审核、确定和监管OA系统核心工作流程参与人员的权限、监查和督办核心工作流程的工作流转、协助科技信息部组织操作培训、协助科技信息部搜集和整理优化系统的需求;科技信息部负责OA 系统的建设、维护和服务支撑工作,负责服务器的管理维护和日常运行。负责OA系统的涉密信息的检查、监督、软件的开发升级管理、数据备份、应急方案和系统技术管理规章制度;公司领导及相关人员的培训和技术指导工作、操作系统和硬件的维护,确保服务器安全运行、系统用户注册和注销等管理;人力资源部负责为OA办公系统提供现行的组织机构设置,提供OA办公系统中用户的流动信息。主要负责现有用户、及新增用户的审核、提供用户(变更或注销)信息给科技信息部。其他部门主要负责参与本单位工作流程的定制以及本单位OA系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作;负责本单位参与OA系统人员权限变更时,及时提供给办公室申请调整;负责处理OA系统中审批事项、公文流转等工作。
(3)要实行强推机制,“倒逼”办公自动化转型。一是建议机关各楼层办公室取消打印机,每楼层只设立一台公用打印机,逐步降低纸张的使用;二是在各节行政事项审批中不予受理纸质文件,“强推”各项流程审批在办公平台的电子化应用。三是对于不执行总行办公自动化要求,仍然一味使用纸质提交相关审批材料或文件的,给予通报批评或使用其他处罚手段。
——强化考核,激励推动。在完善相应的管理制度,明确系统使用者、维护者、管理者的职责权限后,需制定办公自动化工作的考核标准。各部门应该主动将部门事务中能够在泛微OA 办公平台办理的,及时梳理提交开发流程,拿出部门性的上线计划并严格实施。办公室和科技信息部要对流程审批的时间节点耗时设立监督考核功能,使各事务流程运转中节点用时能够得到量化。各部门对办公平台的使用程度和运转效率要和本行员工正负向积分激励政策结合,对于参与程度和运转效率较高的部门要正向积分,反之负向积分。
——重视用印,推进应用。就行政办公章印而言,我行在用印审批电子化之前主要存在的问题有:一是纸质用印审批流程未能实现全流程监督。目前,章印审批实行申请部门全流程跑办,用印申请表、合同审批表与盖章内容实际始终处于分离状态,存在一定的操作风险隐患。二是用信过程中效率和风险兼顾上把握不准。部分业务用印申请存在用印时效问题,需要即批即盖,由于行领导和主办部门负责人有时出差在外,无法实现实时审批,影响了效率,如实行电话报备,有时用印内容难以说清,对申请用印内容风险难以甄别,存在一定的风险。目前泛微OA平台上线后,已可实现用印流程审批的电子化。 一是有效提升工作效能。通过章印审批系统流程,可大幅减少用印审批跑办时间,尤其是对基层网点用印审批,可实现提前报备,减少无用跑办次数。二是有效降低管理成本,提升效率。实施章印审批电子化作业,可有效减少人力、财力投入,审批效率能够得到极大提升。三是对于审批内容实现全流程监督。审批结束后与流程审批的内容和意见进行核对即可,有效防范审批内容与用印内容不一致的操作风险。对于行政章印的实物管理,可利用捷奥风险预警系统中的章印管理模块,对全行的行政印章进行电子化登记,可实现章印保管、交接、销毁等状态的电子化管理,可有效监控章印状态,并定期与实物进行检查核对,防范风险。

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